Assistant·e Administrative - le Canal H/F

Environnement et contexte :

Sous l'autorité du directeur d'unité de gestion, l'assistante ou assistant en gestion administrative réalise les opérations courantes de gestion administrative et financière pour le pôle de restauration universitaire « Le Canal »., qui est composé de :

1 restaurant universitaire
1 cafétéria
1 unité centrale de production
1 Crous & Go (8h - 17h30)
4 Crous Trucks
Il-Elle exécute les actes administratifs courant relatifs à la gestion quotidienne de l'activité restauration. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels de l'unité de gestion.

Le restaurant universitaire et la cafétéria sont implantés sur le campus de l'Université Paul Sabatier - campus de Rangueil. Ils sont ouverts 5j/7 le midi et servent 800 repas par jour en moyenne, en période de forte activité.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnels
• Gestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie...)
• Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH,
• Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus...) et tableaux
• Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion
• Contrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoin
• Préparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable).
• Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures.
• Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unité
• Transmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable.
• Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions...) en évaluant la faisabilité; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation.
• Coordonner la mise en oeuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité.
• Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances).
• Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du Canal
• Rendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

Connaissances:

• Connaissance des techniques de secrétariat, notions budgétaires, notions de réglementations RH.
• Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
• Connaissances en bureautique.
• Maîtrise des outils informatiques
• Savoir gérer son temps et s'organiser.
• Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
• Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
• Connaissances des règles et enjeux de la restauration collective, règles générales d'hygiène en restauration collective

Compétences opérationnelles:

• Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques de l'établissement.
• Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
• Savoir gérer les aléas.
• Capacité à rendre compte.
• Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie.
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
• Maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Polyvalence, esprit d'initiative et autonomie.

Compétences comportementales:

• Sens des responsabilités, du service public,
• Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie,
• Adaptabilité, rigueur et réactivité,
• Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe,
• Qualités relationnelles,
• Maitrise de soi.
• Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
• Sens du relationnel, sens du dialogue (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)
• Qualités d'analyse et de prise d'initiative
• Sens du travail en équipe