Assistant·e Administratif·ve de Direction H/F
📑 Missions du poste
Qui sont Les Jardins d'Arcadie ?
Déjà solidement implanté avec plus de 115 résidences services seniors réparties sur l'ensemble du territoire français, représentant plus de 11 000 appartements. Le groupe génère plus de 150 millions d'€ de chiffre d'affaires et s'appuie sur l'engagement de plus de 1 300 collaborateurs.
Acteur majeur du secteur des Résidences Services Seniors, le Groupe poursuit son développement, porté par une croissance à la fois organique et externe. Implantées en coeur de ville afin de favoriser l'autonomie et la vie sociale des seniors, nos résidences prennent place au sein de bâtiments à forte valeur patrimoniale, soigneusement rénovés pour garantir confort, sécurité et qualité de vie aux résidents.
Chez Les Jardins d'Arcadie, le métier d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles. L'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne.
Vos missions seront les suivantes :
1. Assistance à la direction :
Assure le secrétariat de direction, courrier, compte-rendu mail, gestion de l'agenda
Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus
Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels
Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences
Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents d'accueil, veilleurs, et AASH week-end
2. Accueil et relation avec les résidents :
Accueille les résidents, familles, visiteurs, prestataires avec professionnalisme
Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes
3. Gestion administrative. :
Suit les dossiers des résidents entrées sorties, contrats, documents légaux
Réalise la facturation, fait le suivi des paiements et les relances, en lien avec la directrice et le service comptable
Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes
Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail
Suit les plannings des salariés, les demandes d'absence
Propose les remplacements
4. Support logistique :
Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs
Participe à l'organisation d'événements, animation, réunions d'information, etc.
Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé, de loisirs, de restauration
5. Conformité réglementaire :
Contribue au respect des normes légales et réglementaires, RGPD hygiène, sécurité
Archive les documents selon les procédures en vigueur
Profil :
Le poste d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est accessible à partir d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum en gestion d'entreprise, secrétariat ou assistanat. Idéalement, vous justifiez d'une première expérience dans le secteur médico-social, hôtellerie, ou en résidence services seniors.
Compétences requises :
1. Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, teams. PowerPoint
Maîtrise du français écrit et oral impératif
Connaissance des règles de gestion administrative
Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents, facturation (Resalys, Mesalia, Hubspot, etc.)
2. Compétences organisationnelles :
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
Discrétion et respect de la confidentialité
3. Compétences relationnelles :
Ecoute et communication
Patience, empathie et bienveillance envers les personnes âgées
Esprit d'équipe, sens du service
Nous vous offrons de belles conditions de travail :
La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique
Possibilité de manger sur place à un prix réduit
Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville
Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n'hésitez plus, nous vous attendons ! #TeamJDA
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