Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F

Pour notre site N-Environnement à Saint-Fons, nous recherchons un.une collaborateur.trice afin de rejoindre nos équipes.

Poste en CDD à pouvoir dès que possible.
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Vos missions générales d'administrations (non exhaustives) :
- Effectuer l'accueil téléphonique de l'entreprise. Renseigner les appelants. Orienter et rediriger les personnes.
- Prendre les messages et assurer la transmission vers les intéressés,
- Traiter et distribuer le courrier,
- Assurer l'accueil au service exploitation lors de l'absence des responsables d'exploitations,
- Assister et faciliter le travail administratif du Responsable de l'atelier mécanique,
- Transmettre les factures liées au QSE au service QHSEF,
- Saisir et suivre les engagements financiers pour les fournisseurs avec les logiciels appropriés,
- Classer les documents en respectant les consignes du système Qualité,
- Gérer les déclarations de sinistres auprès des assurances (véhicules et bâtiments)

Missions générales facturation (non exhaustives) :
- Gérer la relation clientèle concernant la facturation soit par mail, téléphone ou courrier.
- Récupérer les documents du jour précédent transmis par le Centre de Valorisation Déchets Industriels ; elle les trie, les classe et les saisit.
- Saisir les bons de service 1202 et 1205 sur les logiciels appropriés (Ecorec),
- Suivre les fichiers sur le logiciel Ecorec,
- Réaliser, en fin de chaque mois, la facturation des différents comptes de l'agence,
- Vérifier les dossiers clients en relation avec le service commercial.

Dans le cadre de vos activités, vous serez amené.e à utiliser un logiciel de reporting et exploitation.

* Qualités requises :
- Organisation dans le travail,
- Sérieux dans l'exécution du travail,
- Respecter et faire respecter les décisions de la Direction et du service QHSEF,
- Très bon relationnel avec les différentes parties prenantes de l'entreprise (Clients, Exploitation, Facturation, RH, Comptabilité, Service QHSEF).

Salaire selon profil/expériences

Experience: 2 An(s)

Compétences: Techniques de gestion administrative,Accueillir en face à face,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualité, etc.),Pack Office

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Collecte des déchets non dangereux

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.