Assistant Administrative H/F

Un(e) assistant(te) administratif(ve) pour les Services Enfance Jeunesse et Ecoles/ALAE
Durée de travail totale : 17.5 heures
Poste ouvert aux fonctionnaires et aux agents contractuels en application de l'article L.332-8 3° du Code général de la fonction publique.
CDD du 01/01/2027 au 31/12/2027

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : adjoint administratif territorial
Rémunération : selon grille de rémunération de la FPT correspondante
Avantages sociaux : CIOS, participation complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
Lieu d'activité : Les Ilhes-Cabardès

Descriptif du poste
- Assure un soutien administratif aux services Enfance-Jeunesse et Écoles-ALAE afin de contribuer au bon fonctionnement des équipements
- Assure des missions d'exécution administrative, de suivi et de préparation des dossiers

Missions
- Organisation de remplacements d'agents
- Gestion/suivi du planning mensuel de l'agent volant du service ainsi que ses frais de déplacement
- Participation à l'organisation des formations en intra (5 journées/an)
- Gestion et suivi des conventions de stage
- Rédaction de courriers ou mails divers
- Déclaration et suivi de sinistres auprès de l'assurance
- Participation à l'inventaire matériel informatique et mobilier
- Participation à l'organisation d'évènements
- Gestion des bâtiments et suivi des petits travaux en collaboration avec les deux responsables de service : suivi maintenances annuelles, recensement des besoins de petits travaux
- Participation au classement et archivage des dossiers
- Continuité des services en l'absence des responsables
- Appui administratif ponctuel lors des périodes de forte activité (rentrée scolaire, inscriptions ALSH, vacances scolaires, manifestations).
Selon profil candidat :
- Suivi facturation ALAE + régies crèches et ALSH
- Suivi impayés + relance familles (Ecoles-ALAE)
- Traitement commandes fourniture d'entretien et consommables des structures

Selon l'évolution d'un projet de mutualisation de services de secrétariat mutualisé avec les communes, une évolution à temps complet est potentiellement possible. (accueil, gestion du courrier, préparation des délibérations, appui aux opération comptables courantes, secrétariat de mairie)

Compétences/exigences
- Placé sous l'autorité des Responsables du Service Enfance Jeunesse et Ecole/ALAE
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions de l'environnement scolaire, périscolaire, extrascolaire et de la petite enfance
- Capacité rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
- Accueil et renseignement des usagers
- Organisation de son travail et gestion des priorités
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Adaptabilité
- Rapidité d'exécution et efficacité
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Polyvalence

Qualifications
Titulaire du permis B et motorisé
Une expérience sur un poste similaire ou mobilisant les mêmes compétences sera appréciée

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.